Le deep work commence avant le premier mail

9 h 02. Vous ouvrez votre messagerie « juste pour voir ». Un client qui relance, un collègue qui demande un fichier, une newsletter, une notification de facture. Rien d’urgent, mais tout appelle une réponse courte. À 9 h 47, vous avez répondu à six personnes. Votre propre travail, celui que vous vous étiez promis de faire ce matin, n’a pas commencé. Et quand vous l’ouvrez enfin, une partie de votre tête est encore dans le mail du client.

On croit que le deep work, ce travail en profondeur que Cal Newport a rendu célèbre, se gagne en résistant aux interruptions pendant qu’on travaille. C’est déjà trop tard. Le deep work se joue avant : il se perd au premier mail ouvert. Ce qui entre en premier dans la journée en écrit l’agenda, et ce qu’on laisse inachevé continue de nous occuper. Les deux faits sont mesurés.

Ce que Newport appelle deep work, et pourquoi il est devenu rare

Dans Deep Work (2016, traduit chez Leduc en 2017), le professeur d’informatique Cal Newport le définit comme une activité menée dans un état de concentration sans distraction, qui pousse nos capacités cognitives jusqu’à leur limite. Écrire un chapitre, résoudre un problème difficile, apprendre une compétence neuve, construire quelque chose qui n’existait pas. Son contraire, le travail superficiel, regroupe tout ce qu’on peut faire distrait : trier, répondre, transférer, planifier une réunion.

Sa thèse est économique : le travail en profondeur est de plus en plus précieux et de plus en plus rare, et ceux qui savent encore le pratiquer prennent de l’avance sur tous les autres. Mais le livre décrit surtout comment protéger des blocs de concentration. Il dit moins une chose que l’on vérifie tous les matins : la bataille est souvent perdue avant que le bloc commence. Ceux qui gagnent ce matin-là finissent par avoir un coup d’avance que personne ne voit se former.

Le premier mail n’est pas une information. C’est un agenda.

En 2009, Paul Graham, cofondateur de l’incubateur Y Combinator, a publié un court essai devenu classique : Maker’s Schedule, Manager’s Schedule. Il y distingue deux emplois du temps. Celui du manager se découpe en créneaux d’une heure, et une réunion de plus n’y coûte qu’une heure. Celui du créateur, celui de quelqu’un qui écrit, code ou conçoit, se compte en demi-journées, parce qu’on ne fait rien de profond dans un créneau d’une heure. Pour lui, une seule réunion au milieu d’un après-midi peut le faire tomber entier.

La boîte de réception est une réunion qui ne dit pas son nom. Chaque message est la demande de quelqu’un d’autre, formulée selon ses priorités à lui, et chaque réponse vous fait passer du planning du créateur à celui du manager. Ouvrir sa messagerie en premier, c’est laisser les autres écrire la première ligne de votre journée. Ce n’est pas un défaut de discipline, c’est un ordre de lecture.

Pourquoi on ne revient jamais entier : le résidu d’attention

On pourrait croire qu’il suffit de répondre vite, puis de revenir au travail. Sophie Leroy, alors à l’université du Minnesota, a montré pourquoi ça ne marche pas. Dans une série d’expériences publiées en 2009 dans Organizational Behavior and Human Decision Processes, elle fait travailler des participants sur une première tâche, puis les fait passer à une seconde. Quand la première est restée inachevée, une partie de leur attention y reste accrochée, et ils réussissent moins bien la seconde. Elle a appelé ce phénomène le résidu d’attention. Finir la première tâche, même sous la pression d’un délai, aidait au contraire à s’en détacher.

Un mail lu est presque toujours une tâche inachevée : une réponse à écrire plus tard, un fichier à retrouver, une décision à prendre. Lire cinq mails à 9 h, c’est ouvrir cinq petites tâches qu’on ne fermera pas avant midi, et partir au travail profond avec cinq fils qui tirent en arrière.

Ce qui se passe quand on coupe

Deux études ont testé l’inverse. En 2012, Gloria Mark, Stephen Voida et Armand Cardello ont coupé la messagerie de treize employés de bureau pendant cinq jours ouvrés, en mesurant leur activité à l’ordinateur et leur rythme cardiaque. Sans mail, ils changeaient moins souvent de fenêtre, restaient plus longtemps sur chaque tâche, et leur stress mesuré baissait. L’un d’eux a résumé l’expérience d’une formule qui a donné son titre à l’article : travailler « à un rythme qui n’est pas dicté par des électrons ».

Couper totalement n’est pas possible pour la plupart d’entre nous. Kostadin Kushlev et Elizabeth Dunn, à l’université de la Colombie-Britannique, ont donc testé une version plus réaliste. Pendant une semaine, 124 adultes, étudiants, analystes financiers, soignants, ne consultaient leurs mails que trois fois par jour ; la semaine suivante, aussi souvent qu’ils voulaient, puis l’inverse pour les autres. Les semaines à trois consultations, ils se disaient moins stressés au quotidien. L’étude est parue en 2015 dans Computers in Human Behavior.

L’ordre qui marche : produire, puis lire

Rien de tout ça ne demande de quitter sa messagerie. Ça demande de changer l’ordre.

La veille, écrire la première tâche du lendemain. Une seule, en une ligne, assez précise pour ne plus avoir à la décider. Ce geste a aussi un effet mesuré : en 2011, E. J. Masicampo et Roy Baumeister ont montré dans le Journal of Personality and Social Psychology que formuler un plan précis pour un objectif inachevé réduisait les pensées parasites qu’il provoquait. Écrire « demain, 8 h 30 : le plan du chapitre 3 » ferme la boucle pour la nuit.

Le matin, le bloc avant la boîte. Soixante à quatre-vingt-dix minutes sur cette tâche, messagerie fermée, téléphone dans une autre pièce. Personne n’attend de réponse à 8 h 45 qui ne puisse pas arriver à 10 h 15. C’est ce que nous défendons aussi dans pourquoi les plus performants optimisent leur matin.

Ensuite, les mails par paquets. Trois fois par jour, comme dans l’étude de Kushlev et Dunn. Chaque paquet se termine par des réponses envoyées, pas par des messages lus et laissés ouverts : c’est la leçon de Leroy.

Et un environnement qui rend ça facile. La volonté s’use vite face à une pastille rouge. Fermer l’onglet de la messagerie avant d’éteindre l’ordinateur le soir coûte deux secondes et retire la tentation du lendemain matin. Nous l’avons développé dans pourquoi la volonté ne suffit pas. Pour la journée entière, routine et pauses comprises, voir une journée de deep work sans cinq cafés.

La première heure dit qui mène la journée

Il y a dans la boîte de réception du matin quelque chose de rassurant : on y est utile tout de suite, à quelqu’un, sur quelque chose. C’est précisément le piège. Répondre est confortable, créer ne l’est pas, et la journée se remplit de ce qui est confortable si on la laisse faire.

Ceux qui avancent sur ce qui compte pour eux ne sont pas moins sollicités que les autres. Ils ont décidé que la première heure leur appartenait, avant que quiconque ne puisse la réclamer. Le premier mail peut attendre. Ce que vous vouliez construire, lui, attend depuis plus longtemps.

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